Lưu ý: 

Cần chú ý trình tự khi nói chuyện tại quầy tiếp tân để thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp và bảo đảm truyền đạt rõ ràng ý muốn của mình.

Tên - Công ty của bản thân →Tên, công ty của người cần gặp →Báo thời gian hẹn (nếu có)

Dù chỉ là ở quầy tiếp tân nhưng vẫn nhất thiết cần dùng khiêm tốn ngữ.

Ví dụ:

Cần lưu ý cách trao và nhận danh thiếp.

Đây là nét văn hóa, cách cư xử lịch thiệp mà người Nhật luôn coi trọng. 

Khi trao danh thiếp cần lưu ý mặt danh thiếp quay hướng nội dung lên trên ( theo chiều đối phương dễ đọc ), hai tay đưa, cúi thấp người xuống.

Khi nhận danh thiếp cũng nhận bằng hai tay, thái độ hòa nhã. Khi nhận xong không vội nhét vào đâu đó mà nên nhìn vào nội dung của danh thiếp. Tiếp đến là hỏi cách đọc tên người (do tên thường được viết bằng chữ Hán) cho chính xác (rất quan trọng) để tránh nhầm lẫn sau này.

Trong quá trình thảo luận lần đầu, thông thường người Nhật sẽ xếp danh thiếp một cách ngay ngắn trên bàn, kế cuốn sổ làm việc. Sau khi kết thúc buổi thảo luận mới để vào túi đựng danh thiếp riêng.

Lưu ý:

Chú ý cách dùng đối với từng trường hợp. Đối với người ở bậc trên nhất thiết nên dùng kính ngữ. Đối với bạn bè, đồng nghiệp thân thiết thì có thể dùng những cách nói bình thường, thân mật.

Ví dụ:

1)  

2)  

3)