Tình huống:

Đây là mẫu đơn giản dùng khi hỏi và trả lời điện thoại văn phòng.

Lưu ý:

 Đối thoại trên điện thoại, đặc biệt là khi đối thoại với người ở công ty khác gọi đến, việc sử dụng kính ngữ và khiêm nhường ngữ là đương nhiên. Lưu ý luôn xưng tên mình trước khi bắt đầu hỏi đến vấn đề gì khác.

Đây là phần mở đầu của đoạn hội thoại.

Ngữ pháp:

1. Cách xưng hô:

- Đối với người mình muốn gặp mặt, cách xưng hô tùy theo vị trí của bản thân người gọi đến, mức độ quan hệ giao thiệp như thế nào,...Dùng "様" biểu hiện ý kính nể, tôn trọng với người cấp bậc trên hoặc có thể đó cũng là người chưa quen biết.

Thông thường, nếu đã có quen biết, có thể dùng "さん" như bình thường.

- Đối với người thuộc công ty mình, tức là thuộc nhóm của mình thì thông thường có 2 trường hợp:

+ Xưng hô chỉ dùng tên. Ví dụ: 田中は

+ Xưng hô dùng tên và thêm chức vụ phía sau. Ví dụ: 田中課長は

- Nên chú ý phân biệt người nào thuộc nhóm mình và không thuộc nhóm mình trong tùy trường hợp

2. Cách sử dụng kính ngữ và khiêm tốn ngữ:

Chú ý ghi nhớ các từ và cụm kính ngữ/ khiêm tốn ngữ bất quy tắc, cách dùng với  "お／ご"

Vて　います　＝　Vて　おります

3. Trong phần này có câu "田中はただいま席をはずしておりますが" thì có thể thấy người nói không kết thúc câu ở "ます" mà thêm "が" phía sau. Mục đích là thể hiện sự ngập ngừng, hàm ý sự việc đáng tiếc. Kết thúc như vậy cũng làm câu văn trở nên mềm mại hơn. Cách nói này cũng rất thường sử dụng trong đời sống bình thường.

(Các bạn thay thế các vị trí (1) & (2) vào bài đàm thoại bên dưới. Luyện tập với các mẫu đàm thoại này.)

Tình huống:

Phần tiếp theo của mẫu 1. Nhấn mạnh ở cách hỏi và cách truyền đạt tin nhắn.

Lưu ý:

Khi cần nhắn tin lại cho người mình không gặp được thì cần ghi nhớ nên nhắn nội dung rõ ràng, xúc tích, không dài dòng.

Ngữ pháp:

1. Dùng kính ngữ với hành động do người khác thực hiện, dùng khiêm tốn ngữ với hành động do mình thực hiện. Tránh nhầm lẫn.

Chú ý ghi nhớ các từ và cụm kính ngữ/ khiêm tốn ngữ bất quy tắc, cách dùng với  "お／ご"

例：

なにか伝言がございましたら = Hành động "có việc cần nhắn" là của người khác - Kính ngữ

（あります　＝　ございます）

お伝えいたしますか。= Hành động "truyền đạt" là của mình - Khiêm tốn ngữ

（します　＝　いたします）

2. 

"と" dùng để kết lại nội dung của việc được tường thuật lại, nội dung của một sự vật sự việc nào đó.

Ví dụ:

3.

Ví dụ:

4.

Ví dụ:

(Các bạn thay thế các cụm từ sau vào bài đàm thoại bên dưới. Luyện tập với các mẫu đàm thoại này.)

Tình huống:

Tiếp nối phần trước đó, sau khi nghe tin nhắn thì người nghe sẽ hỏi xác nhận lại một lần nữa.

Lưu ý:

Khi nhận chuyển tải tin nhắn, thông điệp hay kể cả văn bản,...đến người khác thì việc xác nhận lại, ký tên hoặc ghi chú rất quan trọng vì người Nhật khi làm việc rất cẩn trọng, vì có liên quan đến trách nhiệm của bản thân.

Ngữ pháp:

1. Dùng kính ngữ với hành động do người khác thực hiện, dùng khiêm tốn ngữ với hành động do mình thực hiện. Tránh nhầm lẫn.

Chú ý ghi nhớ các từ và cụm kính ngữ/ khiêm tốn ngữ bất quy tắc, cách dùng với  "お／ご"

2.

Ví dụ:

3.

Ví dụ:

(Các bạn thay thế các vị trí (1) & (2) vào bài đàm thoại bên dưới. Luyện tập với các mẫu đàm thoại này.)

Tình huống:

Tên người hoặc tên công ty là những yếu tố quan trọng đầu tiên khi nghe điện thoại. Khi nghe không rõ hoặc tên dễ nhầm lẫn thì việc xác nhận lại là rất cần thiết. 

Lưu ý:

Người nghe điện thoại ở công ty thường khi bắt máy đầu tiên sẽ nói tên công ty (kèm theo bộ phận). Sau đó là lắng nghe người gọi đến giới thiệu.

Khi không nghe rõ cần hỏi lại thì thường luôn kèm câu "xin lỗi" hoặc "thất lễ" để thể hiện sự lịch sự.

Ngữ pháp

Cách sử dụng kính ngữ và khiêm tốn ngữ:

Chú ý ghi nhớ các từ và cụm kính ngữ/ khiêm tốn ngữ bất quy tắc.

(Các bạn thay thế các cụm từ sau vào bài đàm thoại bên dưới. Luyện tập với các mẫu đàm thoại này.)